Für viele zu archivierende Dokumente liegen zusätzliche Informationen bereits in der eigenen IT-Umgebung vor. DocuWare Autoindex greift auf diese Daten zu und fügt sie dem Archiv als Indexbegriffe selbständig hinzu. Die manuelle Eingabe entfällt.

Datenblatt: DocuWare Autoindex

Recognition liest aus gescannten Dokumenten Texte aus bestimmten Zonen per OCR oder Barcodes aus. Die erkannten Werte werden als Suchkriterien an DocuWare übergeben.

In Verbindung mit dem virtuellem DocuWare-Drucker können auf diese Weise alle Suchkriterien beispielsweise einer Ausgangs-Rechnung vollautomatisch übergeben werden.

Datenblatt: DocuWare Recognition

Active Import überwacht Verzeichnisse auf lokalen Platten und importiert dort vorhandene Dokumente nach DocuWare. Dabei können weitere Prozesse gestartet werden wie z.B. eine weitere Indexierung aus fremden Datenbanken auf Basis des Dateinamens. Multifunktionsgeräte können so auf einfache Weise in firmeninterne Prozesse integriert werden.

Bei einer Überwachung von Outlook-Ordnern kann E-Mail vollautomatisch abgelegt und verschlagwortet werden.

Datenblatt: DocuWare ActiveImport

Sowohl mit dem iPhone als auch mit dem iPad kann jetzt direkt auf das Dokumentenarchiv zugegriffen werden. Über eine App, die kostenlos im Apple-Store heruntegeladen werden kann, kann jetzt auch unterwegs mit allen Dokumenten gearbeitet werden. So sind auch Stempel möglich, mit denen in einem Workflow bespielsweise Rechnungen zur Zahlung freigegeben werden können.

Auf diese Weise kann auch die Wartezeit im Flughafen sinnvoll genutzt werden. 

Datenblatt: DocuWare Mobile

Mit Smart Connect integriert DocuWare in fremde Programme ohne Programmierung. Dabei wird eine Zone der fremden Programmmaske (z.B. Beleg-Nummer einer Buchung) ausgelesen und über einen Knopf, der integriert werden kann, das zugehörige Dokument aufgerufen. 

Sehen Sie dazu einen kleinen Animationsfilm auf YouTube! 

Datenblatt: DocuWare SmartConnect

Mit Connect to Outlook können Sie Ihre Mails einfach in DocuWare direkt aus Outlook heraus archivieren. Genauso sind Sie in der Lage aus Outllok heraus wieder auf die archiverten Mails zuzugreifen - und zwar nicht nur auf Ihre Mails, sondern auch auf die Mails der Kollegen (sofern freigegeben) von und an diesen Kunden oder Lieferanten. Anhänge werden natürlich ebenfalls mit gesichert. 

Datenblatt: DocuWare Connect to Outlook 

Der Content Folder stellt im Windows-Client Dokumente aus DocuWare auf Basis einer Suche in einer virtuellen Mappe zusammen. Dabei handelt es sich nur um Verweise auf die Original-Dokumente im Archiv. Auf dieser Basis lassen sich sehr einfach Workflow-Prozesse entwickeln, indem Mitarbeitern automatisch z.B. „alle nicht geprüften Rechnungen für seinen Arbeitsplatz“ zur Verfügung gestellt wird. Mit virtuellen Stempeln wird die Rechnung dann akzeptiert. 

Datenblatt: DocuWare Content-Folder

Der Task Manager stellt im Web-Client Dokumente aus DocuWare auf Basis einer Suche in einer Aufgabenliste zusammen. Dabei handelt es sich nur um Verweise auf die Original-Dokumente im Archiv. Auf dieser Basis lassen sich sehr einfach Workflow-Prozesse entwickeln, indem Mitarbeitern automatisch z.B. „alle nicht geprüften Rechnungen für seinen Arbeitsplatz“ zur Verfügung gestellt wird. Mit virtuellen Stempeln wird die Rechnung dann akzeptiert. 

Damit auch derjenige Mitarbeiter informiert wird, der nicht regelmäßig mit DocuWare arbeitet, kann der Task Manager bei Eintreten bestimmter Bedingungen den Anwender per Mail (Email-Notification) informieren. In der Email befindet sich dann ein Link auf das entsprechende Dokument.

Datenblatt: DocuWare Task Manager

Insbesondere bei Servern wie UNIX, AS400, DEC u.ä. Systemen werden Belege wie Rechnungen, Kontenblätter usw. als Spoolfile an einen Drucker übergeben. Diese Spoolfiles können gelesen und automatisch von DocuWare abgelegt werden. Alle Indexbefriffe werden übernommen. Funktionen wie Stempeln in Workflows sind natürlich möglich.

Datenblatt: DocuWare Cold/Read

CONNECT to SAP verbindet DocuWare mit dem SAP-Modul ArchiveLink, das in SAP NetWeaver eingebettet ist. Alle Dokumenttypen und Ablagestrategien, die aus SAP bekannt sind, sowie die SAP-Datenarchivierung werden unterstützt.

Datenblatt: DocuWare Connect to SAP

Mit CONNECT to Notes werden Notes-Dokumente in DocuWare archiviert. In Notes stehen dadurch viele zusätzliche Möglichkeiten zur Dokumentverwaltung zur Verfügung, und in DocuWare können archivierte Notes-Dokumente weiter bearbeitet werden.

Datenblatt: DocuWare Connect to Notes

CONNECT to SharePoint verbindet Microsoft Office SharePoint mit dem Dokumentenmanagement-System DocuWare. SharePoint-Anwender gewinnen eine ideale Lösung, um Dokumente direkt aus SharePoint zu archivieren. Dadurch werden die Bibliotheken zu entlastet. Eine Suche in Sharepoint beinhaltet dabei auch die in DocuWare archivierten Dokumente. 

Datenblatt: DocuWare Connect to Sharepoint