Barcodeerkennung - Barcodes werden automatisch ausgelesen
In der heutigen Geschäftswelt werden Dokumente immer häufiger über Scanner oder sogenannte Multifunktionsgeräte (MFP) erfasst und elektronisch gespeichert, sei es in Verzeichnissen oder in einem spezialisierten Dokumentenmanagement-System. Um dabei Zeit einzusparen und Erfassungsfehler zu vermeiden, ist eine automatische Erkennung von Vorteil.
Die Möglichkeit einen Beleg eindeutig maschinell identifizieren zu können wird durch den Einsatz von Barcodes gegenüber einer Texterkennung mittels OCR stark vereinfacht.
Funktionsweise
Bereits gescannte – auch mehrseitige – Dokumente werden von dem Modul Barcode untersucht. Wird ein Barcode gefunden, so wird diese Seite als „Erste Seite“ eines Dokumentes identifiziert. Sofern auf der nächsten Seite kein Barcode existiert, wird diese Seite als zweite Seite angehangen. Das wiederholt sich solange, bis ein neuer Barcode gefunden wird.
Das ein- oder mehrseitige Dokument wird dann als Multitiff in einem anderen Verzeichnis gespeichert, wobei der Dateiname dem erkannten Barcode entspricht.
Mehrseitige Dokumente sind also als ein Dokument unter einem eindeutigen Namen abgespeichert.
Einsatzgebiete
Gescannte Eingangsrechnungen können zum Beispiel über einen Barcode eindeutig einer Buchung zugeordnet werden. Dafür wird ein Barcode – der selber gedruckt oder auf einer Rolle gekauft werden kann – auf die Rechnung aufgeklebt. Bei der Buchung wird dieser Barcode als Belegnummer (alternativ als „Belegnummer 2“ oder im Bemerkungsfeld) mit erfasst.
Wird die Rechnung dann per Scanner oder MFP digitalisiert, so sind sie nach der Erkennung in einem frei wählbaren Verzeichnis abgespeichert. Über die Belegnummer der Finanzbuchhaltung kann der Beleg eindeutig über den Namen gefunden werden.
Die gleiche Vorgehensweise ist für Lieferscheine oder andere Dokumente einsetzbar. Gerade bei Lieferscheinen ist es oft möglich, bereits im eigenen ERP-System die Lieferschein-Nummer als Barcode zu drucken. Auf diese Weise kann der unterschriebene Lieferschein dann automatisch zugeordnet werden.
Nutzung mit Dokumentenmanagement
Wird ein Dokumentenmanagement-System wie DocuWare eingesetzt, so können auf diesem Zustand weitere Prozesse aufsetzen. DocuWare kann diese Dokumente mit dem ActiveImport Modul, das im Standard kostenlos mit ausgeliefert wird, importieren, wobei der Dateiname – sprich Belegnummer/Barcode – automatisch in die Datenbank geschrieben wird.
Das funktioniert bereits mit DocuWare Business.
Weitere Schritte können dann innerhalb von DocuWare mit Autoindex oder einfach mit Datenbank-Operationen durchgeführt werden, wobei dann Werte wie Lieferantenname, -nummer, Datum und ähnliches aus der Finanzbuchhaltung in DocuWare ergänzt werden.