Unternehmensweiter Einsatz

Optimaler Informationsfluss und effiziente Prozesse

Das Dokumentenmanagementsystem DocuWare archiviert unternehmensweit Daten aus unterschiedlichen IT-Systemen rechtssicher in einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder autorisierte Mitarbeiter kann sofort formatunabhängig auf alle Informationen zugreifen - auch über Internet. Integration in Drittanwendungen sowie Systemkonfiguration sind ein Kinderspiel.

Kurze Prozesse eine Mär?

Heutzutage tauschen Mitarbeiter ständig Daten wie E-Mails, Verträge, Kundenanfragen, Rechnungen und technische Pläne aus. Immer wieder werden neue Dokumente erstellt und aktualisiert. Anfragen etwa von Kunden, Geschäftspartnern und Zulieferern müssen beantwortet werden. Alle berechtigten Mitarbeiter sollen jederzeit sofort auf alle benötigten Schriftstücke zugreifen können. Die Realität in vielen Unternehmen ist aber, dass Mitarbeiter Informationen suchen und sie in anderen Abteilungen anfordern müssen. Oft warten sie dann Tage auf diese Unterlagen. Die Folge: Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens leiden.

Schritte im Schneckentempo

Die Gründe für den schleppenden Informationsaustausch sind vielfältig: Dokumente werden teils von Hand weitergereicht. Mitarbeiter drucken Dokumente, Zeichnungen und elektronische Korrespondenz wie E-Mails und legen diese in Ordnern ab, wo die Inhalte verstauben.

Informationsinseln ohne Ende

Viele elektronische Lösungen gewährleisten keinen reibungsfreien Informationsfluss. Das Buchhaltungssoftware und die Systeme der Fachabteilungen kommunizieren nicht miteinander. Nicht alle Belege werden revisionssicher und allen Richtlinien konform archiviert. Mitarbeiter einzelner Abteilungen können nur auf die Daten ihres Fachsystems zugreifen. Keiner hat den Überblick. Der Kundenservice sieht etwa nicht auf seinem Monitor, ob eine Rechnung schon gestellt wurde. Dem Vertrieb liegen Kundenakten nur unvollständig vor. E-Mails sind in vielen Unternehmen regelrecht Privatbesitz.

Mit DocuWare Brücken schlagen

Mit DocuWare können alle autorisierten Mitarbeiter weltweit über den zentralen Dokumenten-Pool auf alle Dokumente zugreifen. Über zertifizierte Schnittstellen lässt sich DocuWare in Drittsysteme einbinden. Auch sonst ist die Integration einfach - basiert DocuWare doch auf einer offenen SOA-konformen Plattform.

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