Personalabteilung - Dokumente bearbeiten und langfristig archivieren

Bessere Personalarbeit dank effizienter Prozesse

Lebenslauf, Vertrag, Versetzungsschreiben, Zeugnis, Gehaltsabrechnung, Spesenbeleg, Urlaubsantrag – in der Personalabteilung fallen riesige Mengen an Papierbelegen an. Die Mitarbeiter stehen vor einer großen Herausforderung: Alle Dokumente müssen schnell, vertraulich und absolut zuverlässig bearbeitet, archiviert und wieder gefunden werden.

In Zeiten von Kostendruck und Personalabbau steht in den Personalabteilungen der eigene Bereich auf dem Prüfstand. Eine stetig zunehmende Zahl von Aufgaben muss von weniger Mitarbeitern erledigt werden. Schnell wachsende Papierberge und strenge gesetzliche Auflagen erschweren die Arbeit zusätzlich. Daher ist es in Personalabteilungen besonders wichtig, Routineaufgaben schnell und effizient zu erledigen. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und einer elektronischen Personalakte wird dies sichergestellt.

Innerbetriebliche Kommunikation

Fragen von Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kollegen auch aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung lassen sich dank DocuWare ad hoc am Telefon klären. Zusätzliche Recherchen und unnötige Rückrufe entfallen.

Effizienzsteigerung

Von der Rekrutierung über die Betreuung, Förderung und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter – alle Prozesse in der Personalabteilung werden effizienter. Die Kollegen erhalten mehr Service, und auch die Führungskräfte werden durch das DMS bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Die Zufriedenheit aller Mitarbeiter wächst.

Diskret und revisionssicher

Die sensiblen Inhalte der Dokumente und die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes erfordern einen sorgsamen Umgang sowohl mit Papierunterlagen als auch mit Dateien und E-Mails. Die steigende Anzahl der elektronischen Dokumente sowie Medienbrüche erschweren die Einhaltung sämtlicher Bestimmungen zusätzlich. Die sichere Festlegung von Zugriffsrechten, die revisionssichere Archivierung und die Integration in die bestehenden DVSysteme der Personalabteilung machen ein DMS als Hilfsmittel nahezu unverzichtbar. Selbst der Administrator kann nicht auf die Dokumente zugreifen.

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