Rechnungswesen - Workflow und Archivierung nach gdpdu

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Kosten senken und Liquidität steigern durch schnellere Prozesse

Kaufmännische Abteilungen sind das Haupteinsatzgebiet von DocuWare. Um Dokumentations- und Nachweispflichten nachzukommen, ist der Einsatz eines elektronischen Archivs unumgänglich. Weitere Vorteile: Deutlich geringere Recherchearbeit, große Platzersparnis, höhere Skontoerlöse und beschleunigte Zahlungseingänge.

Im Rechnungswesen fallen aufgrund wirtschaftlicher und gesetzlicher Anforderungen große Mengen an aufbewahrungspflichtigen Dokumenten an. Die systematische Ablage der Unterlagen ohne ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kostet viel Zeit und viel Platz. Auch die Recherche nach Dokumenten ist oft sehr zeitraubend, wenn Belege ausgelagert oder falsch eingeordnet sind.

Gesetzliche Anforderungen

  • GoB - Grundsätze ordnungsgemäßer BuchführungVollständigkeit, Zeitgerechtigkeit, Nachprüfbarkeit und die Maxime „Keine Buchung ohne Beleg" sind das tägliche Brot jeder kaufmännischen Abteilung.
  • Aufbewahrungsfristen

Laut Steuergesetzgebung staffeln sich Aufbewahrungsfristen bis zu zehn Jahre. Dokumente spielen beispielsweise eine wichtige Rolle bei derProdukthaftung oder bei vertraglichen Ansprüchen. In diesen Bereichen istteilweise eine noch längere Aufbewahrung erforderlich.

Interne Abläufe

Der Zugriff auf aktuelle Informationen wie Kostenstellen oder Buchungscodes muss jederzeit möglich sein. Nur so ist sichergestellt, dass die interne Kosten und Leistungsrechnung richtige Zahlen liefert.

Effektiv mit DocuWare

Durch den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare wird im Rechnungswesen eine wesentlich höhere Transparenz erreicht. DocuWare organisiert interne Prüfungsvorgänge sicher und zeitnah. Durchlauf-, Transport- und Liegezeiten von Belegen werden verkürzt oder entfallen komplett. Dezentrales gleichzeitiges Arbeiten ist möglich. Die aktuelle Informationsversorgung aller Verantwortlichen ist sichergestellt, da man jeden Beleg sofort recherchieren kann. Notwendige Kontrollen lassen sich einfacher und besser abwickeln, Archivräume werden überflüssig und eine Betriebsprüfung lässt sich deutlich schneller vorbereiten.


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