Email-Archivierung

Sidebar anzeigen

Optimale Email-Archivierung mit DocuWare | Dokumentenmanagementsystem

Automatische E-Mail-Archivierung, ist das Muss für jedes Unternehmen seit dem 01.01.2017

E-Mails haben den Kommunikationsfluss zwischen und innerhalb von Unternehmen vereinfacht und beschleunigt. Aber obwohl immer mehr relevante Dokumente per Email versendet werden und Emails sich zur Nachverfolgung von Geschäftsprozessen gut eignen wird ihre Organisation und ordnungsgemäße Ablage immer noch vernachlässigt. Wenn Email-Server an ihre Grenzen stoßen gehen Unternehmen teilweise dazu über Mails in Papierform auszudrucken, womit der Vorteil des schnellen Zugriffs auf Informationen zunichte gemacht wird. Andere Unternehmen erstellen Datensicherungskopien auf lokalen PCs oder auf Netzlaufwerken. Der Anwender muss dabei die Emails manuell sichern.

Viele Emails müssen langfristig gesichert werden

Der Gesetzgeber verlangt, dass steuerlich relevante, per E-Mail verschickte Informationen in digitaler Form aufbewahrt werden (GDPdU). Verträge können per Email geschlossen werden und müssen folglich aufbewahrt werden. Und im Falle eines Rechtsstreites hat die elektronische Post vor Gericht volle Beweiskraft. Eine Email mit elektronischer Signatur gilt als rechtsverbindliches Original.

Zu den deutschen Compliance-Anforderungen, die Einfluss auf die Email Archivierung haben gehören u.a. HGB, AO (Abgabenordnung), GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) oder auch Basel II. Die Steuerbehörden müssen bei ihrer Arbeit von den Unternehmen umfangreich bei der Nachvollziehung von geschäftlichen Vorgängen unterstützt werden.

Mit Dokumentenmanagementsystemen, wie DocuWare, ist eine revisionssicheren Archivierung der Emails eine Kleinigkeit. Die elektronischen Post wird im Dokumenten-Pool abgelegt und zwar derart, dass sie in Relation zu anderen Informationen gebracht wird, die mit ihr im Zusammenhang stehen. Das macht eine spätere Bearbeitung, Sichtung oder rechtliche Verwertung so bequem. Zugangsberechtigte Personen können jederzeit von überall auf wichtige Inhalte aus diesen Mails zugreifen und sie im Sinne des Unternehmens nutzen.